För bara något år sedan så hade jag inte en susning om system. System lät mest komplext och något helt utanför mitt behov av att lära mig. När jag inför 2026 planerar hur jag ska utveckla mitt eget företagande, så står det nästan högst på listan.
Jag insåg nämligen att företag, om vi tittar på grunden, är bara en rad av uppsättningar av system. OM du inte har fått klart för dig vilka system ditt företag behöver för att ens gå runt. Ska du då växa, då ökar du på trycket i ett trasigt system, som till slut når sin bristningsgräns.
I ditt fall är det när du har sträckt ut dig så tunn att du har svårt att hålla ihop allt.
Men problemet är inte att du jobbar för lite – utan att du saknar skalbara system.
I den här artikeln går jag igenom allt jag lärt mig om system det senaste året (vilket inte är svårare än att brygga ditt kaffe) och hur du bygger maskinen som låter dig leva på din passion OCH ha kvar din frihet.
Har ditt företag slutat att växa?
Allt du har gjort i ditt företag, än så länge, har funkat för att ta dig dit du är idag. Nu vill du kanske växa ditt företag, öka omsättningen och kanske kunna anställa fler för att få lite frihet.
Att "skala upp" betyder dock att jobba mer - för det är så företagandet ser ut från start. Du som ägare jobbar järnet för att etablera din verksamhet. Men på de systemen som krävdes för starten, gör att skala upp betyder "mer av allt" – mer ansvar, mer jobb och mer stress.
Detta är Företagsfällan. Du bygger inte ett företag, du gräver ner dig i ett jobb.
För att kunna skala hållbart vill du öka din output (resultat) utan att öka din egen input (din tid). För att lyckas med det så behöver du ha klart för dig vilka system som driver ditt företag.
Tänk på hur McDonalds gör sina hamburgare eller hur Tesla bygger sina bilar. De förlitar sig inte på att en enskild kock eller ingenjör har en "bra dag". De förlitar sig på system som gör att kvaliteten blir jämn.
Vad är ett system? (Det är enklare än du tror)
Ordet "system" kan låta onödigt tekniskt och klurigt, men i grunden är det inte konstigare än hur du gör ditt kaffe på morgonen.
- Du, vill ha kaffe. (Input)
- Processerna för att göra ditt kaffe.
- Slutresultatet är en kopp kaffe (Output)
- Blev det för starkt? Justera steget då du fyller på med kaffe. (Feedback loops)
Som du ser består varje system av fyra delar. För att tydligare förklara de olika delarna så tittar vi på det utifrån exemplet av ett säljsystem.
1. Input (start)
Detta är vad du stoppar in som startar maskineriet. För ett säljsystem så är detta en lead. En lead är en potentiell kund du har möjlighet att komma i kontakt med.
2. Processer
Detta är stegen som sker för att förvandla den input som kom in till en output (resultat).
- Process 1: Leaden förs in i CRM-systemet.
- Process 2: Säljare ringer upp.
- Process 3: Offert skickas ut.
- Process 4: Möte för genomgång av offert.
- Process 5: Bokning av order.
3. Output (resultat)
Det färdiga resultatet. I detta fall: Ett nytt projekt eller en ny kund. Alla system har en specifik output som de vill uppnå, processerna som är i systemet är till för att nå resultatet.
Med det i tanke så kan man se till processerna som behövs eller kan korrigeras för att göra systemet så effektivt som möjligt att uppnå sitt mål.
4. Feedback Loops
Detta är hur vi utvärderar hela systemet och dess processer. Det är här vi ställer frågan: Funkar det? Som hjälper oss att hitta de flaskhalsar du har i ditt företag.
Om du får in 10 leads men får bara ringt 2, då har du en tydlig flaskhals i den processen. Om du ringer alla 10 men ingen köper, då kanske felet ligger i din input (fel typ av leads) eller i offerten. Feedback loops låter dig det riktiga problemet i systemet istället för att bara springa fortare.
Vem har ansvar för systemet
Till systemet, och till varje process, vill du ha en som är ansvarig. Utan det så fastnar det annars lätt i att "någon annan skulle ha gjort X,". Med tydligt ägandeskap så slipper du den problematiken.
Om du driver företaget själv eller att du helt enkelt har de flesta av hattarna i ditt företag så tilldela rollen (eller hatten) som har ansvaret.
Då är det inte ditt namn som står på allt utan den "hatt" som har ansvaret. När du väl har mån att delegera så har du lättare att lämna vidare processen eller systemet i sig till en anställd.
Automatisera, Delegera eller Eliminera?
När du väl har kartlagt dina system och processer kan du börja optimera din tid på riktigt. Använd följande modell för att bestämma vad du ska göra med en uppgift:
- Eliminera: Det mest effektiva sättet att spara tid är att sluta göra saker som inte ger resultat. Inget är så onödigt som att effektivt utföra något som inte borde göras alls.
- Automatisera: Se detta som din "digitala arbetskraft". Program som sköter mötesbokningar (t.ex. Calendly) eller fakturering jobbar dygnet runt, blir aldrig sjuka och klagar inte.
- Delegera: Använd människor till det människor är bäst på – relationer och komplex problemlösning. Låt inte dina stjärnor lägga tid på att göra det en Ai eller robot kan lösa.
Bygg företaget du längtar efter
Som ägare har du det yttersta ansvaret för företaget. I slutändan hänger allt på dina axlar.
Allt bygger på dina idéer, dina värderingar är grunden för ditt varumärke och det är att kunna bibehålla din frihet som ger dig tankarna som utvecklar ditt företag.
Hur vet du vilka uppgifter du ska sluta göra?
Det kan vara svårt att släppa kontrollen, (kan det ens bli lika bra om du inte gör det? Jo, med system kan de det) men allteftersom företaget växer så kan du bara sträcka dig så tunn. Det blir allt viktigare att du släpper fler delar av företaget som håller dig fast ifrån att tänka större.
När företag växer är det lätt att ägaren blir begränsningen för tillväxt av behovet av att hålla kontrollen över allt det operativa.
Till detta använder vi Energi- & pengamatrisen som är indelad i 4 rutor.
- Uppe till vänster: Ger dig energi, men inte mycket pengar
- Uppe till höger: Ger dig mycket pengar och energi
- Nere till vänster: Ger dig inga pengar och ingen energi
- Nere till höger: Ger dig ingen energi, men mycket pengar
Du vill dela in dina system och dess processer i den här kvadraten. Det ger en tydligare bild över vad som stjäl din energi och inte drar in pengar.
Till exempel så hatar jag att kallt ringa potentiella kunder. Den energi det stjäler utav mig gör att jag skjuter det framför mig. Nu kan jag bygga min strategi runt det för vilka marknadssystem jag sätter upp, eller så är det det första jag delegerar bort.
Det är var du ska lägga ditt fokus för att börja delegera eller automatisera. Ditt mål är att få så mycket tillbaka från din tid som möjligt. Det är att spendera mer tid på de uppgifter där du får mer energi och genererar som mest intäkter.
Var börjar du sätta upp system i företaget
Du behöver inte systematisera allt på en gång, men för att ta dig själv ur rollen som "flaskhals" måste du ha klart dessa tre essentiella delar i ditt företag:
- Marknadsföring: Bygg en maskin för din marknadsföring som så förutsägbart som möjligt genererar in leads varje vecka.
- Sälj: En tydlig steg-för-steg-process för hur du gör leads till kunder.
- Leverans: Hur du levererar din tjänst / produkt med jämn kvalitet, varje gång.
När du har dessa på plats driver du inte längre företaget på "hopp". Du har kontroll.
System är din väg till frihet som företagare
Att systematisera handlar inte om att göra företaget tråkigt eller stelt. Det handlar om att skapa utrymme.
När "maskinen" sköter det dagliga, får du friheten att jobba strategiskt, vara kreativ eller – hör och häpna – vara ledig.
Så börja med att titta på din marknadsföring. Utan leads har du ingen att sälja till. Sätt dig ner idag och skissa upp din process: Input, Process, Output och Feedback.
Bygg banan innan du köper tåget.
